Est-il temps d'oublier votre fidèle agenda ?

Mise à jour par Marion Garteiser, journaliste santé le 07/11/2016 - 17h17
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Les agendas papier, et les to-do lists notées sur des post-it ou des feuilles volantes qui les accompagnent souvent, sont-ils devenus obsolètes ? Les outils informatiques qui les remplacent sont indéniablement plus efficaces. Marc Klainer, coach et formateur en gestion du temps mais aussi ancien abonné aux retards, nous en dit plus sur les outils permettant de gérer son temps.

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Les outils de papier ont leurs limites

Pour Marc Klainer, gérer son temps et ses obligations sur papier, avec un agenda ou un cahier, et des to-do lists qui se multiplient, n'est pas efficace aujourd'hui. « Le principe de la to-do list, c'est celui d'une gestion horizontale des tâches : elles arrivent, je les exécute, d'autres viennent, je continue à travailler… » pour être vraiment actif dans sa gestion du temps, il faut passer à une vision horizontale du temps : « Répartir les tâches sur des jours, des semaines, voire des mois permet de planifier son temps, et surtout de gérer les tâches dans leur ordre de priorité. C'est beaucoup plus efficace ».

Un agenda papier suffit-il à ce type de gestion ? « Oui, c'est possible de faire tout cela sur papier, mais c'est plus compliqué, plus lent, et moins propre parce que chaque journée a son lot d'imprévus, et qu'il faut en permanence ajuster son emploi du temps. » Sur un agenda papier, ça se traduit par des ratures ! Par ailleurs, « les meilleurs des agendas informatiques permettent aussi de gérer à la fois son agenda, ses tâches avec leurs deadlines, et même ses mails pour certains. Jongler avec tout cela dans un seul outil offre de grandes facilités pour s'organiser. »

Les outils informatiques ont leurs contraintes

Encore faut-il savoir en profiter. En effet, l’adoption d’un nouvel outil informatique entraîne toujours une phase d'apprentissage qui demande de l'énergie et du temps. Pour les gens qui cherchent justement une solution pour être moins débordés, c'est un peu paradoxal, et parfois difficile. Il faut aussi compter sur des obstacles plus psychologiques : « Les supports informatiques sont plus rigides, et ils permettent moins de contrôle de la part de l'utilisateur », continue Marc Klainer. « Inévitablement, certaines personnes vont avoir du mal à s'y mettre. » Or, un outil qui n’est pas utilisé ne sert évidemment à rien.

Heureusement, tout comme les modèles d’agendas papier sont nombreux, les outils informatiques existent sous des formes très différentes. Outlook peut se transformer en gestionnaire de tâches, par exemple. Il y a aussi des applis à utiliser sur son smartphone, comme Todoist qui se synchronise avec les mails et d’autres applis de prise de note. Sur internet, vous trouverez des dizaines de sites qui vous permettent de gérer vos tâches et votre temps.

Initialement publié par Marion Garteiser, journaliste santé le 07/11/2016 - 17h17 et mis à jour par Marion Garteiser, journaliste santé le 07/11/2016 - 17h17
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